目次
自己紹介と背景
まず、私がなぜこの講義を行っているのかについて簡単にお話しさせていただきます。
私自身、以前は、調理師や事務員、接客業などの職業を経験しており、ビジネスコミュニケーションにはあまり縁がありませんでした。
現場での業務が中心で、クライアントと直接やり取りする機会はほとんどなかったのです。
しかし、オンライン秘書を目指すようになってらは、様々なクライアントとチャットでやり取りをする機会が増え、徐々にコミュニケーションの仕方を学んでいきました。
その結果、「あなたとのチャットはとてもわかりやすいですね」と言っていただけることが多くなり、そのスキルを言語化し、他の方々にもお伝えしたいと思うようになりました。
コミュニケーションは、意識していないと気づかないことが多く、逆に意識することで大きく改善できるものです。
今日は、そのコツを掴んでいただき、日々の業務に役立てていただければと思います。
チャットコミュニケーションの基本：相手の時間を尊重する
チャットコミュニケーションで一番重要なことは、「相手の時間を奪わない」という意識です。
チャットはいつでも送信でき、受信した側もいつでも確認できるため、つい雑に送りがちですが、これが相手の時間を無駄にする原因になります。
私たちが行う仕事の基本は、クライアントの負担を軽減し、彼らの時間をより有効に使ってもらうことです。
そのため、チャットの送り方一つで、クライアントの時間を節約し、その結果、クライアントの信頼を得ることができます。
今日お話しするチャットコミュニケーションのコツはすべて、この「相手の時間を尊重する」という基本的な考え方に基づいています。
提案や報告をする際のチャットコミュニケーションのポイント
まずは、提案や報告をする際のチャットの送り方についてお話しします。
この場面では、次の3つのポイントが重要です。
- 最初に挨拶をする
- 用件を簡潔に伝える
- 見やすい文章を心がける
1. 最初に挨拶をする
挨拶は、信頼関係を築くための基本です。
ビジネスの世界では、相手に対する敬意を示すためにも、最初に必ず挨拶をすることが求められます。
「お世話になっております」「お疲れ様です」といった定型句はもちろん、季節に応じた挨拶や、ミーティング後の「先ほどはありがとうございました」といった一言を添えることで、より人間味のあるコミュニケーションが可能になります。
例えば、「お忙しいところ失礼します」といったフレーズを使うと、相手への配慮が伝わり、好印象を与えることができます。
基本的なことですが、挨拶を怠らないことが、良好なコミュニケーションの第一歩です。
2. 用件を簡潔に伝える
チャットでのコミュニケーションにおいて、最も重要なのは、用件を簡潔に伝えることです。
相手がメッセージを受け取ったときに、まず何についての連絡なのかがすぐに分かるようにすることがポイントです。
例えば、「今月のインサイト分析の報告をさせていただきます」というように、最初にメッセージの目的を明確に伝えることで、相手がスムーズに内容を理解できます。
また、必要であれば、タイトルや見出しにして強調することも効果的です。
3. 見やすい文章を心がける
チャットでは、文章が一目で見やすく、理解しやすいことが求められます。
太字や色、文字サイズの変更ができないチャット環境では、改行や箇条書きを使って視覚的に区切る工夫が必要です。
たとえば、提案内容を送る際には、「-」や「•」などの記号を使って、項目ごとに区切ると良いでしょう。
また、要点を明確にするために、短い文章で簡潔にまとめることが大切です。
質問をするときのチャットコミュニケーションのポイント
次に、質問をするときのチャットの送り方についてお話しします。
質問をする際にも、相手の時間を奪わないように、以下のポイントを意識しましょう。
- 質問は一度にまとめて送る
- 質問の背景や意図を説明する
- 必要に応じて選択肢を提示する
1. 質問は一度にまとめて送る
質問を送る際には、できるだけ一度にまとめて送ることが重要です。
複数の質問がある場合、1つずつバラバラに送ると、相手はそれぞれの質問に対して別々に対応しなければならず、手間がかかってしまいます。
まとめて送ることで、相手がスムーズに回答できるようになります。
例えば、「次の3つの点についてご確認いただけますか？」という形で、質問を箇条書きにして送ると、相手も整理して回答しやすくなります。
2. 質問の背景や意図を説明する
質問をする際には、なぜその質問をするのか、背景や意図を簡単に説明すると良いでしょう。
相手が質問の意図を理解しやすくなるため、誤解や無駄なやり取りを避けることができます。
たとえば、「今後のプロジェクト進行に関わるため、次の点について確認させていただきたいのですが…」というように、前置きをすることで、相手も真剣に回答してくれる可能性が高まります。
3. 必要に応じて選択肢を提示する
質問に対して具体的な選択肢を提示すると、相手が回答しやすくなります。
たとえば、「AとBのどちらが良いでしょうか？」といった形で選択肢を提示することで、相手の負担を減らすことができます。
このようにすることで、相手にかかる判断の負担を軽減し、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
チャットコミュニケーションで気をつけるべきこと
最後に、チャットコミュニケーション全般で気をつけるべきポイントをいくつかご紹介します。
1. 適切なレスポンスタイムを保つ
チャットは即時性が求められるコミュニケーション手段です。
相手からのメッセージにはできるだけ早く返信するよう心がけましょう。
2. 誤解を避けるための丁寧な言葉遣い
チャットでは、表情や声のトーンが伝わらないため、誤解を招きやすいです。
できるだけ丁寧な言葉遣いを心がけ、誤解を防ぐようにしましょう。
3. 過度に感情的にならない
チャットは感情が伝わりにくいコミュニケーション手段です。
過度に感情的な表現は避け、冷静で論理的なメッセージを送りましょう。
例えば、ネガティブな感情を含む場合でも、それをうまく表現するためには言葉の選び方に注意を払う必要があります。
感情的な表現は控えめにし、事実に基づいて冷静にコミュニケーションを取ることが重要です。
まとめ
以上が、オンライン秘書におけるチャットコミュニケーションの基本とコツです。
チャットでのコミュニケーションは、相手の時間を尊重し、効率的に情報を伝えることが求められます。
相手の時間を無駄にしないためには、簡潔で見やすい文章を心がけ、必要に応じて質問や提案をまとめて行うことが重要です。
また、チャットツールの機能をしっかりと理解し、活用することで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。
今回の内容をぜひ日々の業務に活かして、より効果的なチャットコミュニケーションを実現してくださいね。
